Aujourd’hui, le modèle d’entreprise virtuelle a une relation radicalement nouvelle avec les employés. Au lieu de se rendre au bureau et de voir les membres de l’équipe en face à face, le seul contact qu’ils ont se fait par téléphone, courriel et autres technologies. D’une part, cette situation peut présenter des avantages considérables, tels qu’une productivité accrue et des employés plus heureux. D’autre part, elle peut ralentir les flux de travail si vous n’avez pas organisé et planifié le processus. Il est donc essentiel que votre équipe et votre environnement de travail à distance fassent désormais partie de votre business plan. En effet, si vous pouvez mettre ce processus sur papier, vous constaterez qu’il est beaucoup plus facile de créer des flux de travail fluides.
Avez-vous besoin d’un business plan ?
Un business plan est un document utile qui vous aide, ainsi que tout investisseur potentiel, à mieux comprendre votre entreprise. Vous pensez peut-être que vous connaissez déjà votre plan sur le bout des doigts, mais en le mettant par écrit, vous et votre équipe obtiendrez des informations qui vous auraient été inaccessibles autrement. Vous pourrez même découvrir de nouvelles idées et approches. Avec un business plan, vous pourrez l’utiliser comme un outil pour décrire les prochaines étapes que vous souhaitez franchir et les mesures à prendre pour y parvenir. Enfin, les entrepreneurs qui rédigent des plans formels ont 16 % plus de chances d’atteindre la croissance que les entrepreneurs identiques qui ne planifient pas. Les business plans font partie intégrante de la création d’une entreprise.
Il ne fait aucun doute que le travail à distance est la voie à suivre pour de nombreuses startups. Une main-d’œuvre virtuelle n’est plus un élément à considérer pour l’avenir. Il s’agit plutôt d’une stratégie opérationnelle que de nombreuses entreprises mettent en œuvre dès maintenant. Cependant, réussir à mettre en place une main-d’œuvre à distance n’est pas une mince affaire.
En ajoutant le travail à distance à votre business plan, vous aidez votre entreprise à surmonter les problèmes potentiels que l’on peut facilement rencontrer si l’on n’a jamais eu recours à une équipe à distance auparavant, qu’il s’agisse des absences ou de la location de salle de réunion à Paris pour des rencontres occasionnelles avec les travailleurs. Vous persuadez également les investisseurs potentiels que vous savez exactement ce que vous faites. Certes, vous travaillerez avec une équipe à distance, mais vous avez couvert toutes les bases pour qu’elle soit opérationnelle dès le départ.
Comment pouvez-vous inclure le travail à distance dans votre plan ?
Quiconque a rédigé un business plan du début à la fin vous dira à quel point il peut être détaillé. En y ajoutant le travail à distance, vous pouvez avoir l’impression de vous donner du fil à retordre.
1. Assurez-vous que l’objectif est clair
Avant d’entrer dans le vif du sujet, vous devez d’abord vous assurer que votre objectif principal est clair. Pourquoi votre entreprise recrute-t-elle une main-d’œuvre à distance ? La définition d’objectifs clairs dès le départ vous aidera à comprendre votre entreprise à bien des égards. Vous n’avez pas besoin d’entrer dans les détails, mais peignez votre vision pour que vous (et les investisseurs) compreniez comment une main-d’œuvre virtuelle va faire de votre entreprise un succès. Gardez à l’esprit que vous devrez probablement procéder à des ajustements en cours de route.
2. Définissez des lignes directrices et des politiques en matière de travail à distance
L’élaboration de lignes directrices et de politiques en matière de travail à distance vous permet d’expliquer clairement à votre équipe à distance ce que vous attendez d’elle. Cela devrait inclure tous les aspects du travail virtuel, tels que les horaires de travail, les attentes en matière de communication, les exigences en matière de cybersécurité et, bien sûr, les droits légaux.
3. Couvrez le lieu et les installations
Lorsque votre équipe travaille à distance, elle doit avoir accès à tout ce dont elle a besoin. Cela inclut le matériel informatique, l’assistance informatique, l’accès au téléphone, les outils, la sécurité et d’autres équipements ergonomiques tels que des chaises et des bureaux confortables. Vous devez également préciser si l’entreprise sera responsable en cas de problème avec l’équipement d’un travailleur à distance ou si ce dernier devra payer lui-même les réparations et l’assistance technique. Quel que soit l’endroit où le travailleur à distance choisit de travailler, indiquez-lui clairement qu’il doit veiller à rechercher son équipement et ses appareils (pour les protéger, entre autres, contre le vol) et que le réseau Wi-Fi est facile d’accès et fiable.
4. Intégrez votre plan de communication
La communication est fondamentale pour toutes les entreprises à distance. La création d’un plan de communication dans votre business plan peut vous aider à passer à une main-d’œuvre à distance de la manière la plus transparente possible. Cela vous permettra notamment d’éviter les retards et de garantir une efficacité maximale. Indiquez clairement les outils que vous et votre équipe utiliserez pour rester en contact (nous y reviendrons plus loin dans l’article) et définissez votre plan de communication.